謝金の手続きについて
実験を行う際に、謝金を支払う場合に発生する手続きです。
実験謝金は時給1,170円(2024年10月改定)を支給することができます。
謝金関連フォーム
【注意】
倫理審査後にAmazonギフト券による支払いに切り替える場合、支払い額の変更を伴うので、研究変更申請書の提出 が必要です。
二度手間になってしまうので、あらかじめ支払い方法をしっかり検討した上で倫理審査を通すようにしましょう。
【事前】
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実験参加者に謝金を支払いたい旨を口頭で苗村先生へ相談する。
OKが出たら#purchaseに、実験内容、実施時期、1人あたりの実施時間数、人数、予想総額を書き込み、🈴マークをいただく。
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承認がおりたら、物品購入フォームを送信し、実験実施の1週間前までに実験参加者の情報を秘書まで申告する。
必要事項をまとめたスプレッドシートをExcelにDLしてから埋めて共有する。
個人情報保護のため実験参加者情報を↑この雛形のスプレッドシートに直接入力しないこと。各実験用のものを作成してください。
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実験参加者ごとに注文書を作成してそれぞれに送付し、秘書にも提出する。(雛形はGoogleドライブのnaelab→Purchase関係書類にあり)
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実験参加者の銀行口座を東京大学に登録する。
取引先コード登録依頼書(Googleドライブのnaelab→Purchase関係書類にあり)を実験参加者本人に埋めて頂き、Excelのまま秘書まで提出する。
※実験参加者が在校生や卒業生の場合は登録済みの可能性が高いので、登録済みなら不要。取引先コードを教えてもらう。
登録したかどうか不明の場合は念のため提出してもらう。
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秘書から出勤表Excelを受け取る。（予算によって様式が異なるため要注意）
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対面実施の場合
実験参加者に印鑑の持参を依頼
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オンラインの場合
実験参加者に当日の実施前と実施後に苗村先生と自分宛にメールで報告してもらうよう依頼。
苗村先生のメールアドレスは、必ず naemura+jikken[at]nae-lab.org ([at]を@に置換) を使用すること。
必要事項
①氏名
②(開始前)これから実験に参加します。
(終了後)実験が終了しました。
【実施当日】
- 実施する
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対面
⑴実験参加者に出勤表の被験者欄に記入・捺印をもらう
⑵日付の欄に実施時間を記入する
申請時の時間数と変更があっても問題ありません。
※支給額の欄は記入しない。検印は教員のみのため空欄で。
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オンライン
開始メールの確認と、終了メールを改めて依頼
※実験開始後に送られたメールは認められないので、必ず開始前に送ってもらうこと。同時刻でも1分前でも構いません。
出勤表Excelの受給者欄にペンタブ等で手書きで記入してもらう。
【実施後】
- 終了報告
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対面
⑴出勤表をPDFかJPEGで秘書へ提出する。
⑵原本をC2の教授室ポストへ提出する。
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オンライン
⑴開始終了のメールを秘書へPDFデータで提出
いずれも、実施当月末日までに提出すること。（なるべく終わり次第すぐに提出した方が良い）
【その他】
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諸事情により実施キャンセルになった実験参加者が出た場合は、すぐに秘書まで連絡すること。（申請取下の連絡をする必要があるため）
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実験参加者にある一定以上の技能を求める等事情があり時給を変更したい場合は苗村先生および秘書まで相談してください。
【Amazonギフト券を使用する場合】（学環・学府の予算の場合）
2024年4月ごろより、Amazonギフト券を使用して謝礼を支払うことができるようになりました。
「Eメールタイプ」のAmazonギフト券が対象で、支払いの上限額は1回あたり1,000円分、または1,000円分/時（このレートを超えなければ15分や30分単位での用務も可能）です。
謝金ではなく「謝礼」であるというのがミソで、これにより実験参加者の情報収集・出勤表/開始終了メールの提出等といった「謝金関係の手続き」をスキップでき るようになりました。
【事前】
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通常の謝金の場合と同様に、#purchaseで苗村先生に報告し、🈴マークをいただく。
この際、備考に「Amazonギフト券払い」と記載しておくこと。人数と金額は見込みでOK。
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実験謝金のフォームに記入し、送信する。
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Amazonギフト券使用伺等のスプレッドシートをDLする。
1枚目の「Amazonギフト券使用伺」と書かれたシートに必要事項を記入した上で印刷・捺印し、土田さんに提出。
（土田さんが苗村先生の印鑑を使用して捺印してくれます）
1と同様、人数と金額は見込みでOK。
【実施当日】
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使用伺の提出後、承認がおりたら実験参加者を募集し、実験を実施する。
実験参加者の情報を提出する必要はないので、連絡に使用するメールアドレスなど必要最低限の情報のみ収集すればOK。
【実施後】
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実験終了後、自身のカードを使用して「Eメールタイプ」のAmazonギフト券を購入し、実験参加者に送付する。
コーポレートカードの使用は不可。一時的に自分の口座からまとまったお金が減るので注意。
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実験参加者による受領（実験参加者のアカウントの残高に追加）が済んだら、以下の書類を揃えて土田さんに提出する。
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立替払い請求書（要押印）
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カード明細（要署名）
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購入確認メール
ギフト券を購入した際にAmazonから送信されてくるもの。メールが届かなかった場合、Amazonの「アカウントサービス」→「メッセージセンター」内にある注文のメッセージで代替可。
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Amazonの受領済み購入画面（要署名）
Amazonの注文履歴から見られる、メールアドレスの一覧と「受領済み」の文言が確認できる画面。
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Amazonギフト券配布先一覧表
3でDLしたスプレッドシートの2枚目のシートに、受領済み購入画面と同じ順番で記入。「氏名」の列にはメールアドレスを記入。
購入確認メール、配布先一覧表についてはデータでの提出も可。
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【Amazonギフト券を使用する場合】（情理の予算の場合）
こちらは情理で経理を行う予算の場合の手続きです。学環・学府の場合と異なるところがあるので，注意してください。
情理の場合は，支払い上限額に明確な規定はありません。「謝金の金額を目安に常識的の範囲内でお願いします」と指示されていますので，適切に設定してください。
【事前】
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通常の謝金の場合と同様に、#purchaseで苗村先生に報告し、🈴マークをいただく。
この際、備考に「Amazonギフト券払い」と記載しておくこと。人数と金額は見込みでOK。
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実験謝金のフォームに記入し、送信する。
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「Amazonギフト券使用伺等」は不要
【実施当日】
- 使用伺の提出後、承認がおりたら実験参加者を募集し、実験を実施する。
- 実験参加者の名前，住所，所属と身分，メールアドレス（※遠隔実験の場合のみ）を集める（あとで一覧にして提出する。手順7参照）
- 受領証を書いてもらう
- Amazonギフト券受領証.xls
- 原本のみ受付
- 受領書の日付はアマギフの購入日以降である必要があるので注意！
- 遠隔実験の場合の受領証については，以下を参照
【実施後】
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実験終了後、自身のカードを使用してAmazonギフト券を購入し、実験参加者に送付する/渡す。
コーポレートカードの使用は不可。一時的に自分の口座からまとまったお金が減るので注意。
情理の場合は，Eメールタイプ・カードタイプのどちらでも良い。
対面実施でカードでの支払いの場合は、被験者リストと一致する被験者氏名の署名された受領書(様式任意)の提出が必要
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実験参加者による受領（実験参加者のアカウントの残高に追加）が済んだら、以下の書類を揃えて土田さんに提出する。
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立替払い請求書（要押印）
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カード明細（要署名）
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購入確認メール
ギフト券を購入した際にAmazonから送信されてくるもの。メールが届かなかった場合、Amazonの「アカウントサービス」→「メッセージセンター」内にある注文のメッセージで代替可。
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実験参加者名簿
- ギフト券配布先一覧sample (3).xlsx
- 実験参加者の名前、住所、所属と身分、メールアドレス（※遠隔実験の場合のみ）を記入した一覧
- 実験タイトルと概要も記載すること
- 身分の書き方
- 学年も含めて記入してもらう必要あり
- e.g., 東京大学 大学院情報理工学系研究科 修士課程2年
- 参加者が社会人の場合、所属欄は「社会人」でよい
- 学年も含めて記入してもらう必要あり
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人数分の受領書
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遠隔実験の場合
遠隔実験の場合は、受領書の原本を集めることは難しい。 代わりに、メールで以下のテンプレートを実験参加者に送り、その返信をpdf化して提出する。 配布先一覧に、メールアドレスも追加する。
以下テンプレート
「実験タイトル」の実験の参加者として、 下記の通り謝礼を受領しました。
Amazonギフト券 1,000 円分 １枚
日付： 年 月 日
住所：
身分: A大学B学部C学科 学部3年 / 社会人
氏名：